Många har sagt det förr, men det tål att upprepas, människorna i ditt bolag är det viktigaste du har. En lysande affärsidé kan gå i stöpet med fel människor, men med rätt människor når du alltid framgång, oavsett kvalitén på affärsidén. Jag har upplevt båda scenarios och kan bara instämma. Men rätt människor behöver veta vad de skall utföra och prioritera. Genom att uppfylla de fyra funktionerna kan ditt bolag nå framgång.
Du och dina medarbetare är den viktigaste tillgång du har i ditt bolag, ingen maskin eller andra inventarier kan ersätta en människas mångsidighet, innovativitet och passion. Men att hitta rätt medarbetare är svårt men fullt möjligt att hitta med hjälp av tydlighet, eftertänksamhet och med din företagskultur.
Men medarbetarna i ditt bolag måste samarbeta och komplettera varandra, utan samarbete når ni aldrig er sanna potential. Att medvetet bygga ett kompetent, drivande och fungerande team är en avgörande faktor för framgång. För att reda ut vilka kompetenser och typer av människor som behövs i ditt team skall jag försöka reda upp begreppen.
Du skall alltid särskilja på följande 3 faktorer när du tänker på vilka medarbetare som behövs i din organisation:
- Funktion
- Roll
- Ansvar
Målet är att alla dessa tre faktorerna skall fungera tillsammans i harmoni. Funktionerna skall upptas av bolagets rollfördelning och alla skall känna ett personligt ansvar för att uppnå sina uppgifter.
Funktion
Att tänka på medarbetarens funktion istället för titel eller roll kommer att göra en grundläggande skillnad på din organisation.
Ett bolag behöver endast fyra funktioner för att fungera optimalt, dessa är:
- Skaparen
- Säljaren
- Bankiren
- Projektledaren
Detta enligt en modell från Ernesto Sirolli. Som i sin modell har endast tre roller, vilket jag inte tycker fångar upp helheten i ett bolag, därför har jag valt att lägga till rollen ”Projektledaren”.
Skaparen
Funktionen som producerar det som bolaget levererar till kunden. Det kan vara kodaren som utvecklar eller konsulten som kunden anlitar. Organisationens ansvar är att se till att skaparen alltid har tid att skapa och inte upptas i andra processer. Målet är att majoriteten av dina medarbetare skall vara Skapare i din organisation, för det är de som producerar det som kunden vill betala för. Producerar inte Skaparen uttrycker det sig i personlig frustration och leverans till kund blir lidande.
Säljaren
Funktionen som ser till att bolagets produkt eller tjänst erbjuds på marknaden. Funktionen skall nätverka, synas, prata med kunder och leverantörer och ständigt skapa nya relationer. Utan Säljaren kommer man aldrig nå ut till marknaden på ett bra sätt, oavsett hur bra produkten och tjänsten må vara. Många tycker att Säljaren skall ta hand om kunderna efter försäljning, min erfarenhet säger att Säljaren aldrig kommer att göra det på ett kvalitativt sätt, utan där behövs en annan funktion. Utan Säljaren i din organisation kommer du aldrig att sälja dina produkter, därför måste Säljaren alltid fokusera på att sälja.
Bankiren
Bankiren ser till att hålla koll på intäkter, utgifter, mäta resultat och följa upp de uppsatta målen. Utan Bankiren har man inte total uppsikt över verksamheten utan jobbar istället på ”känsla”. Bankiren litar inte på känslor utan räknar och tar fram fakta istället, vilket gör att funktionen går att förlita sig på för att ta reda på bolagets status. Utan Bankiren kommer man inte att tjäna några pengar, vinstmarginalen är helt beroende av Bankiren.
Projektledaren
Den här funktionen ser till att alla delarna i bolaget fungerar tillsammans och på det mest optimala sättet. Projektledaren är människokännare som lyssnar och ser till att alla känner sig ständigt motiverade och har tydliga uppsatta mål. Projektledaren är en stjärna på att ta hand om kunder och bör göra det så fort säljaren har avslutat en affär, kunderna älskar projektledaren. Utan Projektledaren kommer bolaget att förlora i kvalité, leverans och företagskultur.
Fyra funktioner blir ett fungerande bolag
Med dessa fyra funktioner kan du få ett perfekt fungerande och balanserad bolag. Men vad händer om man är själv på företaget? Kommer inte dessa funktioner att uppfyllas? Lösningen är att antingen köpa in kompetens eller så struntar man helt enkelt i funktionerna.
Med att köpa in funktioner menar jag naturligtvis att anställa människor som besitter kunskapen, personligheten och attityden för att fylla upp funktionen. Tänk så mycket enklare din rekrytering blir när du vet vilken funktion tjänsten skall tillsätta.
Men det andra scenariot är mindre tillfredsställande. Jag känner många enskilda företagare som säger att de gör allt i sitt bolag och att de minsann aldrig kan tänka sig rekrytera någon annan eftersom de klara sig bra som det är.
Vakna! Du befinner dig i en drömvärld
Jag känner ingen person som kan hantera alla dessa funktioner samtidigt. Exceptionella människor som jag samarbetat med har kunnat hantera max 2 av dessa funktioner på ett någorlunda bra sätt, men aldrig mer än det. Anledningen till att man inte kan eller skall kunna hantera flera funktioner samtidigt handlar om fokus. Endast med rätt fokus kan du hantera det som du har ansvar över, för målet måste alltid att du skall bli världsbäst på det du gör, om du nöjer dig med mindre, då kan du strunta i funktion och göra allting samtidigt.
Roller
Roll är det yrket eller titeln som varje enskild medarbetare har i bolaget. Alla har vi mer eller mindre fina titlar på våra visitkort, men titeln är för mig ointressant. Det enda som är viktigt är funktionen som din roll uppfyller. När du skall tillsätta en roll, se alltid till att den rollen sträcker sig endast inom en funktion, annars är risken stor att den personen kommer få svårt att sköta sina arbetsuppgifter på ett bra och ansvarsfullt sätt.
Du vill skapa medarbetare som blir världsbäst på sina roller, ge dem då förutsättningar till det
En person, många roller
Att en person kan ha många roller blir signifikant i ett litet bolag där det är vanligt med upp till 4 samtidiga roller. Man kan ha en roll som säljare, medlem i bolagets ledningsgrupp, styrelsemedlem och ägare. Det är lätt att blanda ihop dessa roller och är man flera ägare blir det ännu mer komplicerat. Därför är det väldigt viktigt att särskilja på rollerna beroende i vilket forum man befinner sig, men funktionen blir alltid detsamma, oavsett vilket forum man befinner sig i.
Se nedan för anvisningar på hur funktion och roll kan uttrycka sig i ett bolag:
Kan man då ha olika funktioner och roller beroende på vilket företag man jobbar på? Svaret är naturligtvis ja, man skall alltid anpassa sig efter bolagets behov och just det som behöver prioriteras. Det gäller dock att alltid vara medveten om vilken funktion man representerar i sin roll. Nedan ser ni mina funktioner på bolagen som jag har haft en operativt roll på:
Jag har alltså ändrat min funktion under min tid på bolagen, trots att jag inte alltid bytt roll.
Ansvar
När du har fått en roll i bolaget är det egentligen en avgränsning av ditt ansvar. Vi kan inte begära av någon medarbetare att ha ett helhetsansvar för hela bolag.
Ansvar och överens
Ansvar är vad individen i bolaget åtar dig att utföra i linje med sin roll. Ett ansvar är alltid ytterst personligt, ingen annan bör och kan ta ansvar för någon annan medarbetare. Om vi skall börja utföra varandra arbetsuppgifter kommer det aldrig att fungera i längden. Först när alla i bolaget känner ett personligt ansvar för sin roll kan vi ställa krav på varandra och kan känna tilltro till att samtliga kommer att utföra det som man har åtagit sig. Med andra ord att vi är överens om vad som behöver utföras och att alla tar sitt eget ansvar.
Tydlighet
Men man kan endast kräva personligt ansvar från medarbetarna om det finns tydliga ansvarsområden, mätbara målsättningar och uttalande förväntningar. Om man inte är överens om detta, kan man omöjligtvis veta vad som skall utföras och prioriteras för att bolagets mål skall uppfyllas. Tydlighet är en underskattad förutsättning för att medarbetare skall kunna ta personligt ansvar.
Beslutanderätt
Med ansvar följer också beslutanderätt. Det finns inte något mer frustrerat när man har ansvar över en fråga men beslutet för att kunna utföra och förändra ligger hos någon annan. Det är faktiskt omöjligt att ta ett personligt ansvar i det ärenden och det är lätt att strunta i uppgiften eftersom beslutet ändå ligger hos någon annan. Man bli offer i sin egen roll och situation. Vi vill inte skapa offer i vår organisation, vi vill skapa framgångsrika medarbetare som eftersträvar ständig utveckling.
Styrelse och ledningsgrupp
Om du har hängt med i mitt resonemang vet du redan svaret på hur en ledningsgrupp och en styrelse skall vara sammansatt. De bör naturligtvis fånga upp alla fyra funktioner som behövs i ditt bolag, på så sätt fångar du upp all den kunskap och kompetens för att ditt bolag skall fungera både operativt och strategiskt. En titel eller en roll gör dig alltså inte automatisk medlem i en ledningsgrupp, det är företag vi bygger och utvecklar, inte feodalism.
Fundera på vilka funktioner som uppfylls eller inte uppfylls i ditt bolag. Vilka brister har ni idag i er verksamhet? Tänker du funktion kommer du ha lättare att definiera vad som skall prioriteras och vilka funktioner ni behöver fylla upp.
Om de fyra funktioner uppfylls och utförs på ett förträffligt sätt, alla dina medarbetare har tydliga roller och tar sitt personliga ansvar, har ni tagit många steg närmare framgång.
Se Ernesto Sirrolis Ted Talk där han beskriver sin modell här
